Seguimiento en el proceso de compras de una empresa.

Si estás familiarizado con los ambientes productivos de las empresas te habrás dado cuenta lo crítico que es el quiebre de stock de un insumo o suministro. Evitar esta situación es una de las funciones del departamento de adquisiciones, para lo cual realiza estimaciones de los tiempos de consumo de lo almacenado y el de reposición del proveedor, de manera que pueda asegurar, al menor costo posible, un flujo constante de productos al resto de la organización. 

La teoría del sourcing estratégico o abastecimiento estratégico se preocupa de estos temas elevando el nivel de importancia del trabajo realizado en los departamentos de compras o adquisiciones. Finalmente el producto o bien que la empresa entregará al mercado posee elementos que han sido adquiridos a distintos proveedores, y variables como la calidad, disponibilidad y respaldo son evaluadas periódicamente para cada proveedor.

Sumado a lo anterior, en su esfuerzo por optimizar costos en almacenamiento, algunos clientes han aumentado la frecuencia con la que envían sus solicitudes, de manera que pueden disminuir sus costos de almacenamiento.  

Una de las dificultades presentes en el proceso de compras de una empresa, es la cantidad y disponibilidad de información existente entre ejecutivo de compras y el proveedor, que incluso, en algunas oportunidades, las mismas jefaturas de compra desconocen.  Esta información viaja y se almacena en los correos electrónicos de los ejecutivos, quedando las jefaturas al margen de esas conversaciones.

• ¿Cómo dar continuidad a este delicado proceso cuando, hay vacaciones, problemas en servidor de correo y cambios de personal?
• ¿Cómo se rehace la historia de una compra?
• ¿El proveedor recibió o no la solicitud de compra?

Asumir erroneamente que una solicitud de compra fue recepcionada por el proveedor, para luego tener que rehacer las negociaciones y reenviar una solicitud de compra, puede consumir bastante tiempo y dejar a la empresa al límite de un quiebre de stock, causando serios desajustes en su cadena de suministro.

Autonomía e información de compras

En ambientes corporativos, con grupos empresariales, holdings o empresas con sucursales, se destaca la presencia de un área o gerencia corporativa que debe resguardar y velar por que cada unidad de negocio avance en la consecución de los objetivos que la corporación se ha fijado.

La autonomía de las distintas empresas, unidades de negocio y sucursales, es monitoreada y supervisada por la gerencia corporativa, quienes por lo general se encuentran con diversas dificultades, relacionadas principalmente con el volumen, calidad y formatos de la información que debe ser analizada.

Información disponible en todo momento y lugar.

Al incorporar un sistema de compra centralizado, tu jefatura de compra, podrá supervisar las compras que se realizan en cada una de las unidades de negocio, consultar el detalle de las conversaciones que se han mantenido entre ejecutivos, reasignar ejecutivos y contar con las herramientas necesarias para dar continuidad el proceso de negocio.

En IngloMarket hemos incorporado la posibilidad de que clientes y proveedores puedan establecer sus propias jerarquía de usuarios, determinando el acceso que tendrán a la información de las solicitudes que han sido creadas o recibidas. De esta forma la información permanece en un repositorio común centralizado y disponible para ser consultada por los ejecutivos responsables y sus respectivas jefaturas.