3 consejos para organizar tu día del proveedor

La base de proveedores de una empresa se puede extender a lo largo de todo el mundo sin embargo las relaciones personales, cara a cara siguen siendo una parte integral y fundamental en la relación con los proveedores. 

Como parte de la estrategia de retención y búsqueda de nuevos proveedores, las empresas generan instancias para comunicarse y reunirse con ellos. Con esta finalidad las áreas de adquisiciones de las empresas organizan el día del Proveedor, donde invitan a los ejecutivos de esos proveedores a conocer los nuevos proyectos de la empresa. 
 
A continuación te presento tres consejos que te pueden ayudar en la organización para ese día.

Invitar a los proveedores adecuados

Una trampa común que se puede encontrar es invitar a aquellos proveedores con la mayor cantidad de gasto, y se olvida que proveedores de alto gasto y proveedores estratégicos no son lo mismo.
 
Para identificar a los proveedores estratégicos es importante analizar cada una de las líneas de negocio de la empresa y a partir de ahí determinar qué organizaciones son cruciales para la estrategia de cada negocio, independiente del gasto.
 
Una vez seleccionadas las empresas proveedores, se debe seleccionar a las personas, ejecutivos a quienes hacer llegar la invitación. Enviar una invitación abierta a toda la organización puede ser riesgoso ya que al evento pueden llegar personas no relevantes para el negocio. 
 
Una recomendación en este sentido es extender la invitación a la gerencia y a un miembro del área de operaciones. La invitación a gerente general de la empresa es importante porque es finalmente quien toma las decisiones y por lo tanto es esencial si se trata de establecer relaciones estratégicas, mientras que el personal de operaciones tiene un conocimientos acabado del funcionamiento y por lo tanto es fundamental en la parte técnica de la relación.

Entregar un mensaje claro

Los objetivos detrás de crear un día del proveedor pueden ser muy variados, desde proponer nuevas innovaciones, plantear la estrategia, asegurar compromiso, reencantar a proveedores que se han alejado hasta buscar nuevos proveedores con quienes realizar negocios.
 
Sea cual sea la razón, el mensaje debe ser claro y consistente durante todo el evento y todos los asistentes internos, personal de la empresa, deben estar alineados con este mensaje antes del evento.
 
Para que todos los asistentes internos hablarán desde el mismo enfoque e independiente de las funciones, regiones o áreas a las que pertenezcan, todos estarán alineados con una estrategia común.

Abrir el evento al resto de la empresa

Puede ser tentador pensar que el evento pertenece solo al área de adquisiciones de la empresa, sin embargo todas las áreas forman parte de la relación que puede haber con los proveedores, ventas, finanzas, marketing e investigación y desarrollo de productos son áreas que de alguna forma participan de esa relación.
 
Poner en contacto a diferentes partes del negocio con los proveedores estratégicos crea una sinergia interna entre adquisiciones y el resto de las áreas de la empresa, y además  hace que los proveedores se sientan valorados, mostrándoles que son verdaderos socios estratégicos del negocio.
 
Es importante recordar que finalmente el dueño del evento es el área de adquisiciones, y que los asistentes de las otras áreas deben mantenerse alineados al mensaje que adquisiciones necesita entregar.
 
Siguiendo estos simples consejos el área de adquisiciones puede lograr los objetivos que se ha propuesto al momento de organizar un día del proveedor.