5 razones para utilizar un sistema de compras online

Todas las empresas necesitan abastecerse, la diferencia entre ellas es la estrategia que utilizan para hacerlo y eso determina el nivel de éxito de sus negocios. Algunas compran a grandes distribuidores, otras tienen una lista de proveedores a quienes compra frecuentemente y otras compran en cualquier lugar por cada evento en pequeñas cantidades, sin seguir una estrategia de abastecimiento alineada a la estrategia de la empresa. 

A continuación te presento 5 razones por las que considero que utilizar un sistema de compras online es fundamental si quieres mejorar tus resultados, independiente de si tu empresa es grande, mediana o pequeña, si quieres lograr los objetivos estratégicos de tu empresa, debes dejar de improvisar y sistematizar tu proceso de compras.

La estabilidad de un registro de proveedores

La conformación del registro de proveedores permite a la jefatura de compras determinar las empresas con los que trabajarán. Al analizar los antecedentes de cada empresa y las ofertas presentadas, la jefatura de compras puede seleccionar a las empresas, que por un período determinado de tiempo, formarán parte de su registro de proveedores. 

Los encargados de compras podrán trabajar con esos proveedores, evitando de esta forma las compras que se realizan a proveedores no acreditados.

La disponibilidad de la información

Una de las dificultades que se enfrentan en los procesos de compra, es la disponibilidad de la información.  Por lo general viaja y se almacena en los correos electrónicos de los ejecutivos, quedando fuera del alcance de las jefaturas.

• ¿Cómo dar continuidad a este proceso en vacaciones, enfermedades y cambios de personal?
• ¿Cómo entregar autonomía a los departamentos y sucursales de la empresa?.
• ¿Cómo rehacer o auditar el historial de una compra?
• ¿Cómo saber si el proveedor recibió la solicitud de compra?
• ¿El proveedor aprobó la solicitud?, ¿los productos van a llegar en la fecha acordada?

Son todas preguntas que deben tener respuestas oportunas, de lo contrario, si el conseguir esa información toma mucho tiempo, puedes correr el riesgo de un peligroso quiebre de stock.

Portal de compras con ofertas personalizadas

La creación de tu registro de proveedores, te permite trabajar con un grupo selecto de empresa con quienes crear convenios marco, comprometiendo volúmenes de compra y negociando ofertas para algunos productos. El proveedor por su parte puede publicar su catálogo de productos en tu sistema de compras, permitiéndote en pocos pasos realizar tus compras. Conocer más beneficios de los convenios marco.

De esta forma puedes tener disponible todos los catálogos de productos de tus proveedores, lo que se denomina el portal de compras de tu empresa, es decir un lugar con las mejores ofertas de tus proveedores donde puedas realizar tus compras online. Conocer más cerca del portal de catálogos online.

Publicar requerimientos de compra

Un sistema de compras te permite publicar tus requerimientos de compras invitando a múltiples proveedores a entregar sus mejores ofertas. Una vez que han sido recibidas, corresponde su evaluación y selección. Algunas de las ventajas presentes en esta herramienta son:

• Disponibilidad de la información, el medio de comunicación oficial de un requerimiento de compra se encuentra disponible online a los proveedores interesados.  Cualquier cambio en las bases o convocatoria puede ser consultada en cualquier momento por los proveedores.
• Una sola plantilla para las ofertas, las ofertas son ingresadas en la plantilla disponible en el sistema, lo que permite una mejor comprensión y comparación de las ofertas recibidas.
• Historial de compras,la información y documentación se encuentra disponible para ser consultada cuando sea requerida, en especial para efectos de seguimiento preventivo, auditoria y certificaciones como por ejemplo ISO 9001.
• Conocer a nuevos proveedores, la posibilidad de recibir ofertas de empresas que no se encuentren en tu registro de proveedores abre la posibilidad de conocer a potenciales proveedores y sus ofertas.

Evaluación y mejora continua del proceso

La evaluación del comportamiento de los proveedores es una actividad fundamental que debe realizar la jefatura del departamento de compras. Los objetivos de esta actividad son los siguientes:

• Feedback, entregar a tus proveedores información respecto de la experiencia de compra que están entregando e invitarlos a mejorar su calidad de servicio.
• Contar con información real, no subjetiva, al momento de realizar ajustes en el registro de proveedores, invitando a nuevos proveedores y eliminando a aquellos que no han cumplido las expectativas.
• Actualizar los convenios con aquellos proveedores con los que la empresa continuará trabajando.

A diferencia de lo que uno se pueda imaginar, el objetivo principal de realizar una evaluación del proceso es que el proveedor pueda conocer las exigencias asociadas y mejore sus propios procesos internos, de manera que la relación pueda perdurar en el tiempo.

Crear y habilitar un sistema de compras para tu empresa a dejado de ser privilegio de grandes empresas. El costo de habilitar uno para tu empresa ha bajado y en estos momentos cualquier empresa está en condiciones de tener su propio portal de compras.