Para fijar metas, piensa en lo que debes dejar de hacer.

¿Recuerdas la fiesta de año nuevo y los propósitos que te fijaste para este año?, ¿Cuántos de esos estás realizando?. Probablemente la respuesta sea que muy pocos, y esto puede deberse principalmente que seguimos haciendo lo mismo que el año pasado sin  dejar tiempo para realizar actividades nuevas.

En este sentido nuestra agenda se comporta como si fuera un gran cajón lleno de papeles o actividades al que tratamos de ingresar más papeles pensando que en algún momento las vamos a realizar.  

Detenerse a analizar que actividades o papeles debemos eliminar de este cajón es una tarea que puede llevar algo de tiempo, pero va a marcar la diferencia entre estar siempre ocupado o ser eficiente.  A continuación te presentamos algunas estrategias que pueden ayudarte a optimizar tu agenda y crear espacio para nuevas actividades.

Analiza cada uno de tus compromisos laborales

En muchos entornos de trabajo las tareas y proyectos se acumulan sin ningún sentido claro de prioridades, capacidades y tiempo. El comienzo de un nuevo año marca un momento perfecto para priorizar y eliminar algunas de esas actividades.

Para comenzar revise sus proyectos actuales y hágase algunas preguntas, ¿Completar ese proyecto aún tiene sentido?. ¿Soy la persona correcta para realizarlo?, ¿Sería mejor programarlo para otro momento?, Puede ser que por su posición en su empresa no tenga la capacidad de tomar este tipo de decisiones, sin embargo podrá entregarle bastante información a su jefatura y así determinar en conjunto la forma de continuar. 

Es recomendable trabajar con una matriz en la que se pueda identificar al proyecto o tarea y un conjunto de variables que se puedan cuantificar. Algunas de estas variables pueden ser el tipo de actividad, horas/mes que se destinan a ella, importancia profesional, satisfacción personal y plazo. Puede incorporar las columnas que más se ajusten a su realidad para evaluar sus compromisos profesionales y luego puede usar esta información para determinar el valor más alto para conservar y que es lo mejor.
Una vez seleccionadas las actividades que debes realizar comienza a hacer los cambios en lo que estás haciendo. A lo largo de algunas semanas comenzarás a ver como se comienza a abrir tu agenda.

Evalúa tu estilo de trabajo

Una vez que tienes el listado de lo que debes hacer, debes comenzar a analizar el cómo hacerlo. La reducción de los tiempos destinados a reuniones puede ser una fuerza poderosa para crear espacio para el trabajo enfocado. Analiza si necesitas reuniones para ciertos proyectos, así como su duración y frecuencia.  Por ejemplo, pasar de una reunión semanal de 60 minutos a una quincenal de 45 minutos, puede ahorrarle a cada integrante de la reunión 2.5 horas al mes. Si eso se multiplica para cada proyecto, cada uno de los integrantes de su equipo podría recuperar los días de su semana de trabajo.

Por otro lado, si a lo largo del día se ve interrumpido por preguntas de paso que lo desconcentran, considere establecer horarios de oficina o sesiones individuales donde esté disponible intencionalmente. Luego, defina horarios en los trabajará a puertas cerradas y señale a las personas que no lo interrumpan si no es realmente urgente. esto disminuye el tiempo que pasa ocupándose de las interrupciones.

Finalmente, considere si hay formas en las que puede interactuar menos con la tecnología de mensajería. Disminuir la cantidad de tiempo que se pasa revisando el correo electrónico y las redes sociales u otros canales de comunicación puede aumentar drásticamente la cantidad de tiempo que tiene para realizar el trabajo, así como la velocidad a la que puede completarlo. Te recomendamos fijar un horario en el que revises las notificaciones de las redes sociales, limitar el tiempo que dedicas al correo electrónico, y analizar cuidadosamente la necesidad de adoptar una nueva tecnología. Cuando no estás en algo, no necesitas verificarlo.

Una vez que intencionalmente creas espacio, puedes agregar estratégicamente las actividades que deseas en tu vida. A veces eso significa simplemente tener tiempo para un descanso, respetar tu horario de trabajo, ir al gimnasio o pasar tiempo con tu familia y amigos.  

Para decir si a lo nuevo hay que decir no a algunas de las actividades anteriores. Siga los consejos anteriores para hacer espacio y agregar intencionalmente lo que es realmente importante para usted.


Fuente
Harvard Business Review