Gestión de compras en un grupo empresarial

Un holding o grupo empresarial se forma como resultado de la adquisición de otras empresas o como corporaciones que se encargan de monitorear y supervisar cada uno de los aspectos cotidianos que tienen las empresas del grupo.

Al participar en la administración de las empresas, definen desde un punto de vista con mayor perspectiva, los objetivos y actividades que cada una debe cumplir, confeccionan los presupuestos anuales y se preocupan de realizar el seguimiento de los objetivos comprometidos.   

Como parte fundamental en la consecución de los objetivos, las adquisiciones se tornan estratégicas y son constantemente monitoreadas por el departamento de administración corporativo.  Si bien cada empresa cuenta con niveles de autonomía que les permiten trabajar en el día a día, algunos gastos podrían estar sujetos a la aprobación por parte del departamento de administración central del grupo empresarial.

El grupo empresarial en una comunidad 

Un grupo empresarial dentro de la comunidad corresponde a un subconjunto de empresas, en que una de ellas cumple la función de administración. Cada una en forma individual se relaciona con la comunidad, la estructura jerárquica se implementa en la medida que usuarios administradores puedan acceder a información de las empresas administradas y en la facultad de asociar empresa al grupo.  En nuestra comunidad los usuarios del departamento de administración pueden:

• Incorporar nuevas empresas al holding, creando o buscando empresas para después incorporarlas bajo su administración. 
• Incorporar usuarios a las empresas,  al tener usuarios con permisos de administración ubicados en cada empresa, el holding asegura bajo su responsabilidad la asignación de usuarios y roles que tendrá cada empresa individual.

Al gestionar empresas, usuarios y roles, el departamento de administración corporativa del grupo empresarial tiene la posibilidad de crear el organigrama y la estructura general de operación de sus empresas.

Proveedores pre seleccionados

La alta competencia exige aumentar la eficiencia y calidad de los productos que se entregan al mercado, transformando la selección de proveedores y los procesos de compra en elementos estratégicos. La teoría del sourcing estratégico se preocupa de la relación que la empresa tiene con sus proveedores y presenta algunos aspectos a considerar al momento de realizar las compras.  

Es fundamental que el departamento de administración corporativa cuente con un conjunto de proveedores de confianza, con quienes tenga buenas experiencias de trabajo. La información de negocios disponible en la comunidad permite que las empresas del grupo conozcan la forma de trabajo de los proveedores, de manera que puedan evitar sorpresas en sus actividades de revisión, gestión y supervisión. 

Economías de escala y convenios con proveedores

Al estar compuesto por más de una empresa, y contar con un grupo selecto de proveedores preseleccionados, el departamento de administración del grupo puede negociar mejores condiciones con los proveedores del grupo.  

Comprenderás que para un proveedor es distinto asegurar la venta de 1.000 unidades de un producto frente a 10.000 que podría conseguir al trabajar con el grupo. Por esta razón los departamentos de administración deben consolidar la demanda de sus empresas y de esta forma conseguir de sus proveedores la creación de convenios con condiciones preferentes.  

Al crear un convenio el grupo empresarial se compromete a un volumen de compra mayor y el proveedor por su parte a mantener condiciones preferentes, de esta forma el grupo logra disminuir los costos de abastecimiento de sus empresas.

Supervisión y monitoreo

Como parte de las actividades del departamento de administración del grupo empresarial, puedes encontrar tareas relacionadas con la supervisión de la ejecución presupuestaria de las empresas, donde los gastos en compras y adquisiciones tienen una participación muy importante. 

La incorporación de usuarios con roles específicos en distintas empresas le permite al departamento de administración, realizar actividades de supervisión de compras.  Los usuarios con este tipo de permisos pueden realizar:

• Seguimiento de compras online, analizar en línea las compras que se realizan en cada empresa y sus sucursales, analizando incluso los departamentos que han realizado las compras.
• Estudiar las compras realizadas, búsqueda en línea de la información en el historial de compras.   
• Revisión de solicitudes pendientes, que al no ser enviadas directamente por el usuario comprador, han quedado pendientes de aprobación de la administración..

Disponibilidad de información

Como te habrás dado cuenta, realizar las actividades de supervisión y gestión tiene bastantes dificultades cuando existen herramientas distintas, con diversos medios para almacenar la información en cada unidad de compra. El trabajo requerido para preparar esa información, consolidarla y analizar el cumplimiento o avance presupuestario puede llegar a involucrar a un equipo de personas.  

Sin importar la hora y lugar desde el que se quiera consultar, es importante que el departamento de administración pueda contar con esa información, tener acceso al historial de compra, precios de compras, descuentos, cantidades y proveedores a los que se ha comprado.

Son múltiples las actividades que se realizan en esos ambientes, con un gran volumen de información que procesar, y que al no estar actualizada en línea y sin un apoyo tecnológico adecuado puede retrasar la toma de decisiones y provocar desvíos en los objetivos corporativos.