Abastecimiento estratégico en tu empresa

Al hablar de abastecimiento estratégico nos referimos principalmente al proceso o metodología que la empresa utiliza para lograr el mayor beneficio y los menores costos relacionados con los materiales y servicios contratados. 

El tiempo ha demostrado que los resultados de las empresas se ven impactados positivamente cuando se logra una buena gestión de compras, y esto ha impulsado el carácter estratégico que ha adquirido el departamento de adquisiciones dentro de las empresas. 

Para lograr esos beneficios, el departamento de compras debe incorporar conceptos como la administración de la demanda interna y administración de los proveedores, y mediante ellos cumplir objetivos como: 

• Evitar quiebres de stock
• Mejorar la calidad de los productos fabricados y entregados a los clientes
• Entregar buenos tiempos de respuesta a los clientes
• Disminuir los costos de almacenamiento
• Disminución de los costos asociados a la devolución de materiales.

Como parte de esta transformación, las áreas de compras han comenzado a planificar su trabajo y algunas de sus tareas como por ejemplo:

• Analizar gastos por categorías de productos.
• Administración de la relación con proveedores.
• Incorporación de tecnologías, como marketplaces y soluciones de negocios electrónicos.
• Determinar la recurrencia de las compras y crear planes para cada una.
• Establecer convenios con proveedores, una vez analizada la cantidad de insumos requeridos, se crean acuerdos con proveedores con compromiso de volumen de compra y precios.
• Realizar pronósticos de precios, disponibilidad y mercados, de manera que se puedan preparar y mantener la ventaja competitiva.
• Participar en etapas tempranas de las compras, en que las unidades de negocios especifican lo que se va a comprar.
• Desarrollo de proveedores, trabajar con los proveedores para desarrollar nuevas capacidades o productos que tiendan a mejorar calidad o disminuir el costo.

La implementación de un modelo de sourcing estratégico se desarrolla en etapas que al ser ejecutadas apoyan a las siguientes.  Estas etapas pueden variar dependiendo de las realidades de cada empresa, sin embargo las más importantes son:

• Análisis de las compras, esta etapa entrega información muy importante a la compañía, ya que identifica los insumos y suministros que la empresa compra, a que departamento o área se está destinando, a quién se está comprando, que cantidades y a que precios.
• Identificación de los proveedores, en esta etapa es importante que la compañía logre conocer los proveedores de los productos que compra, establecer su capacidad de negociación, buscar productos y proveedores sustitutos, entre muchas más.  Al finalizar esta etapa la empresa tendrá el conocimiento necesario para determinar ¿Qué? y a ¿Quién? va a comprar.
• Análisis del costo del proceso, para cada una de las opciones de abastecimiento disponible, se debe analizar el costo oculto asociado, como por ejemplo el tiempo y equipo de trabajo asignado al proceso, el costo de capital resultante de las formas de pago, el costo de los rangos de inventario críticos que se deben mantener.
• Definir la estrategia, una vez que se ha capturado toda esta información, junto a la alta dirección de la empresa se debe acordar la estrategia a seguir. Además de definir ¿Qué?, ¿Cuánto? y a ¿Quién?, también deben programarse los momentos en los que se deben realizar esas compras y donde deben ser despachados.
• Negociar nuevas condiciones con proveedores, en este punto la empresa se acerca a los proveedores seleccionados de manera que pueda acordar nuevas condiciones de negocios.  Ante un volumen de compra atractivo, cliente y proveedor pueden acordar convenios de trabajo que sean mutuamente beneficiosos. 

Como verás no se trata de comprar al primero que se cruza por delante, existe un plan, una estrategia detrás de la cadena de abastecimiento de la empresa, la cual aplica desde los artículos de oficina y mobiliario, hasta las materias primas de los productos que fabrica la empresa.

Finalmente, si crees que tu empresa es muy pequeña o que el esfuerzo es muy grande, imagina por un solo momento que consolidas o agrupas la demanda anual de tu empresa por artículos de oficina, y ofrecieras a un solo proveedor comprarle todo, ¿qué descuento te podría realizar?, imagina que fuera un 10%, llévalo a dolares y colócalo en la última linea de tu estado de resultados. Al analizar su equivalencia con las ventas, no es complejo darse cuenta que aumentar las utilidades en US$ 100 requiere de bastante menos esfuerzo por medio de las compras que el requerido al realizarlo por las ventas.