3 pasos para manejar el riesgo en las compras de tu empresa

En múltiples ocasiones los encargados de compras de las empresas se encuentran con ofertas que son muy buenas para ser ciertas o que parecen insostenibles. Si hay algo que se ve a menudo en estas situaciones, es la tentación que tienen todas las empresas en caer en una dinámica de la compra fácil.

Al seguir este tipo de enfoque, a menudo se ignora el riesgo, se minimiza el rol de la calidad, uno se enfoca en ahorros fáciles de medir, y a menudo, resulta en la extensión de los contratos de los proveedores de confianza.  En un mundo en el que los encargados de compras deben lograr más con cada vez menos recursos, y lograr de antemano una mejora sustantiva en los resultados de la empresa, la tentación de la adquisición fácil es obvia.

Cambiar la cultura de la organización para evitar la compra fácil es el mejor escenario sin embargo todos sabemos que cambiar la cultura en la empresa siempre  es un proyecto de largo plazo. Entonces, que se debe hacer la próxima vez que uno se encuentre con una oferta muy buena para ser cierta.   Para descubrir como los equipos de compras pueden navegar en este tipo de situaciones, hemos recopilado algunos consejos de Stephen Daw, vicepresidente de compras grupales - Américas en International Airlines Group (IAG), publicados en ExecutivesOnline.co.uk.

Mayor profundidad en los procesos de compra

Muchos requerimientos de compra o procesos de selección comienzan con referencias crediticias o financieras, sin embargo eso es solo el comienzo. Los encargados de compras deben solicitar información e identificar los riesgos en los tratos nuevos y los existentes. Poca cantidad de ofertas, errores y costos en los requerimientos de compra, los precios y especificaciones que no concuerdan con los puntos de referencia de la industria, son indicadores de de alto riesgo. 

El proceso de adquisición debe llegar al fondo de estos puntos para evitar las compras riesgosas. Obviamente esto debe hacerse selectivamente, ya que en el corto plazo el beneficio puede perderse al aumentar los obstáculos en las contrataciones. Sin embargo en el largo plazo, este enfoque fortalece las relaciones y evitará la incorporación de proveedores de lato riesgo en el registro de proveedores. en general si usted toma distancia del acuerdo y se pregunta cómo es posible que alguien puede ofrecer ese producto en ese precio, es hora de volver y realizar más preguntas.

Administrar el riesgo con los usuarios del producto o servicio.

Si después de haber estudiado la información y cree que se mantiene algún nivel de riego, pregúntese si puede convivir con ese riesgo. Si la respuesta es afirmativa, usted puede tomar el rol de administrador de ese riesgo, sin embargo debe mantener a toda la organización al tanto de ese riesgo, y en forma muy especial a quienes serán los usuarios de ese producto o servicio al interior de su empresa.

Las ofertas insostenibles por lo general  tiene problemas de calidad y rendimiento, ya esos proveedores reducen costos para compensar cualquier déficit. Los encargados de compra deben supervisar este tipo de acuerdos con mucho cuidado, y hacer cumplir cada una de sus disposiciones.

Administrar el riesgo de empresas potencialmente insostenibles

El equipo de adquisiciones puede gestionar y administrar acuerdos riesgosos, sin embargo la capacidad de administrar a las empresas(proveedores) potencialmente insostenibles, es imposible, lo que la empresa si puede realizar es tomar algunas medidas que le permitan mitigar ese riesgo.  Este tipo de medidas verían desde la detención de todo tipo de negocios nuevo con el proveedor , diversificar el registro de proveedores con quienes trabajar y desarrollar nuevas opciones de abastecimiento. 

Los encargados de adquisiciones contantemente están luchando contra la compra fácil, al seguir estos pasos al menos conseguirán que sus empresas conozcan los riesgos y entiendan los procesos de mitigación.