Aumentar la autonomía del proceso de compras en una empresa.

¡Por fin tu empresa creció!, abriste nuevas oficinas y sucursales, con equipos capaces de desarrollar negocios locales en forma autónoma. Al margen de la felicidad que significa ver que tu sueño se materializa y crece, hay un punto que surge en estas situaciones.¿Cómo supervisar lo que se realiza en cada sucursal?.

En lo que respecta al proceso de compras en una empresa, esta suele abordarse de dos formas, por un lado un abastecimiento centralizado, que luego es distribuido a cada sucursal, y la otra es entregar la responsabilidad de las compras a cada una. Las dos opciones son válidas y tienen sus ventajas y desventajas.

En el primer caso, un departamento central se encarga de realizar todas las compras, que luego almacena y distribuye a las distintas empresas o sucursales, tiene la ventaja de que centralizadamente hay un mayor control, la dificultad que se presenta es que el proceso administrativo se va complicando en la medida que nuevas unidades o usuarios realizan solicitudes, y en ese sentido es poco escalable.  

Cuando cada sucursal u oficina tiene autonomía para realizar las compras, mejora la escalabilidad, sin embargo se presenta otro problema, ¿Cómo supervisar lo que se está comprando y poder tomar acciones a tiempo?.

Como siempre, el ideal está en la mixtura, es decir un mecanismo que permita a empresas, sucursales y oficinas tener autonomía y que a nivel central se pueda acceder sin problemas a la información de las compras que cada una realiza. Para conseguir esa dualidad, la oficina central debe tener la facultad de establecer las reglas y normas, compartir un registro de proveedores y un catálogo de compras común, y de esta forma tener la certeza de que al momento de comprar cada unidad cumple las normas y políticas corporativas.

Finalmente la supervisión y acceso a la información se logra en la medida que la oficina central puede contar en forma rápida y oportuna con información ordenada(tabulada) y estandarizada de todas las compras que se realizan en las empresas, sucursales y oficinas. El estudio y análisis que se logra con esos datos permite al departamento de administración confeccionar presupuestos, planificar las compras futuras y lograr economías de escala al consolidar la demanda interna y conseguir de los proveedores sus mejores ofertas.

Muchos empresarios no saben como manejar el crecimiento de sus empresas y al no saber a quién o cómo delegar, terminan ellos mismos realizando todas las funciones en vez de dedicar su tiempo a generar nuevas oportunidades de negocio.  Para delegar en forma correcta debes entregar autonomía, conocimiento y herramientas, y nunca olvidar la supervisión y apoyo permanente a la ejecución de la tarea encomendada.

En IngloMarket, nos hemos preocupado de incorporar estos puntos, y te invitamos a realizar pruebas creando convenios con tus proveedores y publicando un catálogo de compras que sea transversal a toda tu empresa. Te darás cuenta que al establecer las políticas corporativas para realizar las compras, y al tener la operación centralizada en tu marketplace, se facilitan las tareas de seguimiento y supervisión.